Angela De ContoVocê sabe que, para seus colaboradores o ajudarem com seu máximo de produtividade, é necessário que seu tempo seja bem aproveitado. E para isso é necessário um ambiente leve e produtivo, com equilíbrio entre a vida profissional e pessoal de cada um dos funcionários da empresa.
O gerenciamento de tempo da vida de qualquer pessoa envolve a área pessoal e profissional de cada um, e quando este tempo é mal administrado, resulta em sensação de sobrecarga, estresse ou baixa produtividade.
Algumas dinâmicas de grupo podem auxiliar seus colaboradores a gerenciar melhor seu tempo, e neste artigo apresento 4 delas para você implementar hoje mesmo na sua empresa, afinal, se você cuida de seus funcionários, eles cuidarão da sua empresa.
Atividade #1 – Foco: aumento de produtividade
Esta atividade tem por objetivo compreender quais horários são os mais produtivos – fora do trabalho.
Peça que cada um dos membros do seu time, durante um dia em que não trabalham (domingo, feriado, folga…), escreva em um papel como se sente da hora em que acorda até a hora em que irá dormir, com anotações sobre seus sentimentos de hora em hora. Os sentimentos a ser levados em consideração são animado; distraído; calmo; cansado ou com fome.
Ao analisar com cada um dos colaboradores seus ciclos, você poderá compreender junto a eles, em quais horários eles são mais produtivos ou improdutivos.
- Horários de produtividade elevada são marcados por “animado”. Esta deve ser a hora em que as tarefas mais importantes devem ser realizadas.
- Horários em que os funcionários se sentem “distraídos” devem ter pequenos intervalos para o colaborador ter um tempo para si.
- Horários em que os colaboradores se sentem “cansados” ou “com fome” devem ser intervalos maiores.
O objetivo da atividade é concentrar esforços em horários em que a produtividade aumenta. Se sua empresa possuir possibilidade de flexibilizar os horários, é muito importante realizar essa dinâmica para compreender quando os colaboradores estarão mais engajados com seu trabalho, e quando precisarão de um descanso. Caso sua empresa não tenha a possibilidade de flexibilizar horários, tente adaptar as principais tarefas aos horários com produtividade máxima.
Atividade #2 – Foco: definição de prioridades
Solicite que seus funcionários registrem todas as atividades tanto pessoais quanto profissionais. Sugira menos de uma linha por atividade, por exemplo: “visitar um cliente” ou “colocar a roupa para lavar”. Peça que eles definam as tarefas como prioritárias – por urgência e por importância – tanto as pessoais, quanto as tarefas da empresa.
Você pode definir símbolos para as tarefas de acordo com
- alta urgência & alta importância
- alta urgência & baixa importância
- baixa urgência & alta importância
- baixa urgência & baixa importância
O objetivo de definir estas prioridades é compreender o que o funcionário vê como prioridade para descobrir onde ele direciona mais atenção durante seu dia. Note que as prioridades dele podem ser muito diferentes das suas ou de outros colaboradores. No caso de haverem prioridades incomuns, por exemplo, no caso de um vendedor que acredita que limpar prateleiras é mais importante e urgente do que concretizar uma venda, é importante agendar uma conversa para compreender os motivos e discutir as reais prioridades. Também é um ótimo momento para compreender quem são seus talentos e onde eles mais se destacam – ou se você está perdendo algum deles.
Atividade #3 – Foco: compreensão do tempo
Entregue a cada um dos seus funcionários um cronômetro. A cada tarefa importante solicite que ele zere o cronômetro e marque o tempo utilizado para desempenhar a tarefa.
O objetivo da tarefa não é fazer com que as pessoas “acelerem”, mesmo que isso possa ser uma consequência. O principal objetivo é fazer com que os colaboradores compreendam quanto tempo cada atividade utiliza do seu dia. Você pode utilizar essas marcações de tempo para discutir com a equipe formas de tornar as tarefas menos trabalhosas, ou distribuir melhor o tempo em atividades que agreguem valor à empresa.
Atividade #4 – Foco: motivação e produtividade
Esta atividade é semelhante a um relatório diário, mas em grupo. Antes de iniciar a jornada de trabalho diária, peça para que cada funcionário anote de cinco a dez atividades produtivas, e uma única atividade improdutiva do dia anterior, tanto em casa quanto na empresa. Não precisam ser tarefas grandes, mas tarefas necessárias.
O objetivo da atividade é compreender quais tarefas estão tornando o dia menos produtivo, e também motivar o colaborador por ele ver as cinco tarefas produtivas que realizou no dia anterior.
Você pode começar incluindo na rotina da sua equipe uma atividade simples, que poderá fortalecer a cultura organizacional da sua empresa e mostrar que você se importa com a vida de cada um dos seus colaboradores.
O que acontece fora da empresa influencia diretamente na produtividade de cada um dos seus funcionários, e buscar ajudá-los a gerenciar o equilíbrio nas suas vidas, trará frutos tanto para os colaboradores, quanto para sua empresa.
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